El esfuerzo emocional para parecer interesado y la concentración en las palabras de cabezas gigantes que nos miran en una pantalla durante las reuniones de video es para muchas personas un proceso bastante agotador.

Para muchos de nosotros, trabajar desde la casa durante la crisis del coronavirus ha significado pasar mucho tiempo en aplicaciones de reuniones de video, como Zoom. Los efectos de esto nos han tomado por sorpresa.

Tener cabezas gigantes que nos miran de cerca durante largos períodos puede ser desagradable para muchos de nosotros. Además de que podemos pensar que debíamos habernos arreglado el cabello o maquillado o quitado la piyama.

Pero ¿por qué son más agotadoras las reuniones online que las que se realizan cara a cara?

La gente siente que tiene que hacer más esfuerzo emocional para parecer interesada y, en ausencia de otras claves no verbales, la intensa concentración en las palabras y contacto visual sostenido es agotador.

Reuniones cara a cara

Las reuniones en persona no solo tratan de intercambiar conocimiento, también son rituales importantes en la oficina. Los rituales reconfortan, nos tranquilizan, y son esenciales en los edificios para mantener la interacción.

Las reuniones cara a cara también son mecanismos importantes para la comunicación de actitudes y sentimientos entre socios empresariales y colegas.

Las emociones preceden y siguen todas nuestras conductas, e influyen en el manejo de la toma de decisiones.. A menudo se hacen sondeos sobre los asuntos sensibles para poder notar las sutilezas y mostrar empatía.

¿Por qué las reuniones de Zoom son diferentes?

Nuestros cerebros solo pueden hacer pocas cosas a la vez de forma consciente, porque tenemos una memoria funcional limitada.

En contraste, podemos procesar mucha más información de forma inconsciente, como lo hacemos con el lenguaje corporal.

Las reuniones online incrementan nuestra carga cognitiva debido a que varias de sus características ocupan gran parte de nuestra capacidad consciente.

1. Nos perdemos mucho de la comunicación no verbal

Nuestros sentimientos y actitudes se transmiten en gran parte con señales no verbales como expresiones faciales, el tono y registro de la voz, gestos, postura y la distancia entre los comunicadores.

En una reunión cara a cara procesamos estas señales en gran parte de forma automática y al mismo tiempo podemos oír a la persona que habla.

Pero en una conversación por video, necesitamos trabajar más duro para procesar las señales no verbales. Poner más atención en esto consume mucha energía. Nuestras mentes están juntas cuando nuestros cuerpos sienten que no lo están.

Esta disonancia, que hace que la gente tenga sentimientos conflictivos, es agotadora.

Asimismo, en las reuniones cara a cara dependemos mucho de las señales no verbales para hacer juicios emocionales, como analizar si una declaración es creíble.

Automáticamente recibimos información, como por ejemplo si una persona se mueve nerviosamente.

Depender predominantemente de la información verbal para inferir emociones es agotador.

2. ¿Y si los niños se meten en la reunión?

Nos sentimos ansiosos sobre nuestro espacio de trabajo remoto y controlamos eventos que podrían hacernos quedar mal ante nuestros colegas.

¿Se verá mal mi trasfondo en la pantalla Zoom revelando mi tendencia de almacenar cosas?

Y ninguno de nosotros quiere parecerse a la presentadora de televisión y experta en modas Trinny Woodall que estaba haciendo una transmisión en vivo cuando su pareja entró en pantalla caminando desnudo por el cuarto.

3. No hay cómo ponerse al día con las conversaciones de pasillo

En persona, a menudo nos encontramos con gente camino a una reunión y nos ponemos al día o discutimos nuestras opiniones antes de comenzar. Vamos por café, y el simple acto de caminar hacia una sala diferente nos motiva.

Pero en la casa, quizás estamos trabajando en una tarea y después entramos a Zoom, a menudo sin tomar un descanso.

Además, se sabe que caminar mejora la creatividad, lo que subraya la importancia de las discusiones mientras caminamos hacia la reunión o cuando nos movemos durante la reunión o en las ahora populares reuniones de pie.

Pero con las llamadas de Zoom no podemos caminar. Y dónde nos reunimos también importa.

El ambiente físico actúa como un andamio cognitivo. Atribuimos ciertos significados a las salas de reunión y estas sutilezas cambian nuestra conducta.

4. Mirar nuestra propia cara es estresante

El énfasis que se pone en las señales faciales y la capacidad de verse a uno mismo pueden actuar como factores estresantes. Ver nuestras expresiones faciales negativas (como enojo y disgusto) puede llevar a emociones más intensas que cuando vemos expresiones faciales similares en los demás.

5. ¿Me escuchas o estás congelado?

El silencio en las conversaciones de la vida real es importante y crea un ritmo natural.

Pero en una llamada de video, el silencio te provoca ansia por la tecnología. Incluso un retraso de 1,2 segundos en la respuesta online puede hacer que la gente perciba a la persona que habla como menos amistosa o enfocada.

Además, la frustración con las personas que abren y cierran su micrófono, el retraso de las conexiones y el ruido de fondo significan que la reunión rara vez fluye sin contratiempos.

No todo está perdido con Zoom

En el lado positivo, la ansiedad social se correlaciona positivamente con los sentimientos de bienestar que provoca estar online. Así que para la gente que aborrece las reuniones físicas, las reuniones en internet podrían ser un respiro bien recibido.

Y a pesar de que el creciente enfoque en la información verbal de las reuniones de video puede ser mentalmente más agotador, esto también podría tener ciertos efectos secundarios potencialmente positivos al reducir los prejuicios de las señales sociales y emocionales.

Por ejemplo, ciertos factores físicos están vinculados al dominio social, como la altura. Pero estos factores son menos aparentes en las reuniones de video, lo cual puede llevar a un creciente énfasis en los méritos de los argumentos.

¿Cómo podemos reducir la fatiga?

Con las predicciones de que la «nueva forma normal” de trabajar será muy diferente de la antigua, al parecer Zoom llegó para quedarse.

Hay varios pasos que podemos dar para reducir los efectos negativos de las reuniones a través de video.

Primero, hay que considerar si la reunión necesita llevarse a cabo. En algunos casos, las plataformas para compartir documentos con comentarios detallados pueden reducir la necesidad de reunirse.

Limitar el número de reuniones de Zoom en un día puede ayudar, así como usar el correo y los mensajes.

A veces, el teléfono es mejor. En el teléfono solo tenemos que concentrarnos en una voz y podemos caminar, lo cual puede ayudar a pensar.